Pengumpulan Dokumen Klien: Mengapa WhatsApp Bukan Solusi
Setiap proses pembuatan akta dimulai dari hal yang sama: mengumpulkan dokumen klien. KTP penjual, KTP pembeli, Kartu Keluarga, sertifikat tanah, SPPT PBB — daftarnya panjang.
Dan di sebagian besar kantor notaris Indonesia hari ini, semua itu dikumpulkan lewat satu aplikasi yang tidak dirancang untuk itu: WhatsApp.
Klien kirim foto KTP tapi blur. Sertifikat tanah terpotong. Saksi lupa KK. Satu akta bisa bolak-balik tiga hari hanya untuk lengkapin berkas.
Ini bukan masalah klien yang tidak kooperatif. Ini masalah sistem. Ketika pengumpulan dokumen dilakukan via chat, tidak ada struktur, tidak ada checklist, tidak ada validasi otomatis. File tersebar di ratusan chat, mudah terlewat, dan sulit dilacak.
Masalah yang terjadi setiap hari:
- Dokumen tersebar di puluhan chat — tidak terorganisir, mudah hilang
- Foto dokumen sering buram, terpotong, atau resolusi terlalu rendah untuk dibaca
- Tidak ada notifikasi otomatis jika dokumen kurang — staf harus ingat manual
- Proses ini bisa memakan 1–2 jam sebelum drafting akta bahkan bisa dimulai
Solusi → AKTE AI
AKTE AI menyediakan portal upload terstruktur untuk setiap jenis akta. Klien mengunggah dokumen ke checklist yang sudah ditentukan — KTP, sertifikat, KK, data saksi — dan sistem langsung memvalidasi kelengkapan dan keterbacaan file.
Tidak ada lagi “cek WA dulu”. Semua dokumen masuk ke satu tempat, terorganisir per transaksi, siap diproses AI.